契約書は電子化されたもので…

紙にしておかないと契約を結んだ感じがしないという意見もあるのですが、契約書は電子化したほうがいいかと思います。

 

1.契約書を電子化するメリット…保存場所の節約

単純ですが、契約書を電子化するメリットの一つに場所の節約があります。電子化しておいて、ハードディスク上なりクラウド上なりに保存しておけば、書類を探し回る手間が少なくなる、書棚や金庫を圧迫せずに済むという長所があります。

 

2.契約書を電子化するメリット…印紙が不要になる

実はこっちのメリットが大きいです。紙の場合、印紙が必要になり、最低限は200円ですが、場合によっては何十万になることもあります。ただ、200円ポッチのことで電子化するメリットはあるのでしょうか。そこだけ見てはいけません。

2.1.チリも積もれば山となる

1つの契約では200円だけしかならないですが、契約が多くなればなるほどその200円がつもりつもって多額になることもあります。200円といっても侮ってはいけません。

2.2.文面の検討、調査に時間と費用が費やされる

印紙の金額は文面の内容によって決まります。ということは、印紙を安くするための文面を考えたり、文面から印紙代がいくらになるかを検討するのに時間と費用が費やされます。これは印紙代の何倍もの費用がかかってしまうのではないのでしょうか。

2.3.ミスをしたとき痛手を負うことになる

文面の検討や調査に失敗した場合、印紙が多すぎても少なすぎても手間がかかります。少ない場合は、2倍の加算税がかかり、多く契約している場合は貼りすぎた分がそのまま損になったり、還付できるにしてもその手間がかかります。

 

以上から、契約書は電子化したほうがいいかと思います。

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